○鴨川市立小学校及び中学校文書管理要綱
平成18年6月28日
教育委員会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、鴨川市立小学校及び中学校管理規則(平成17年鴨川市教育委員会規則第6号。以下「規則」という。)及び鴨川市教育委員会処務規程(平成17年鴨川市教育委員会訓令第1号)に定めるもののほか、鴨川市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条第1項及び規則第56条に規定する表簿並びに職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。
(文書管理者、文書主任及び文書係)
第3条 学校に文書管理者、文書主任及び文書係を置く。
2 文書管理者は、その学校の校長の職にある者を充てる。
3 文書主任及び文書係は、校長がその学校の所属職員のうちから指名する。
(文書管理者の職務等)
第4条 文書管理者は、次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(2) 文書事務全般の管理に関すること。
2 文書管理者に事故あるときは、あらかじめ文書管理者が指名したその学校の副校長又は教頭の職にある者がその職務を代理する。
(文書主任及び文書係の職務)
第5条 文書主任は、次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保存、廃棄等に関すること。
(3) 文書の処理状況の調査及び処理促進に関すること。
(4) 文書の審査に関すること。
(5) 文書の編冊及び製本に関すること。
(6) 文書の目録及び目次の調製に関すること。
(7) その他文書の取扱いに関すること。
2 文書係は、文書主任を補佐する。
(文書整理)
第6条 文書は、常に整理し、その所在を明らかにしておくとともに、必要なときに速やかに取り出せるよう保管しておかなければならない。
(収受文書の整理)
第7条 文書の収受は、市が指定する文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)を用いて行うものとする。
2 収受した文書は、文書係が次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 文書に受付印を押印し、文書管理システムに登載する。
(2) 文書管理システムに登載した文書については、文書記号及び文書整理番号(以下「文書番号」という。)を付する。
(3) 文書記号は、学校ごとに別表に定める記号を付するものとする。
(4) 文書番号は、学校ごとに会計年度による一連番号とする。
(5) 収受した文書は、校長の確認を受け、担当者に配布する。
(6) 前各号の規定にかかわらず、親展文書は閉封のまま配布する。
3 担当者は、配布を受けた文書を速やかに処理しなければならない。この場合において、供覧を要する文書については、供覧書(第1号様式)により供覧するものとする。
(起案)
第8条 起案は、別に定めがあるものを除くほか、文書管理システムを用いて起案し、起案書(第2号様式)により校長の決裁を受けなければならない。
(発送文書の処理)
第9条 文書を発送する場合は、次の各号により処理するものとする。
(1) 文書管理システムに登載する。
(2) 文書記号及び文書番号を付する。
(3) 前号の規定にかかわらず、同一案件に属する往復文書(同一年度内に完結する文書に限る。)にあっては、収受したときに付した文書番号を用いるものとする。
2 文書の発信者は、校長名を用いて行うものとする。ただし、法令等により学校名を用いることを指定されたもの又は軽易なものにあっては、学校名を用いることができる。
(文書の分類及び保存期間)
第10条 文書の分類及び保存期間は、法令等に定めのあるもののほか、別に定める文書分類表のとおりとする。
2 文書分類表において永年保存と定められているものであって、20年を経過し、かつ、保存の必要がないと認められる文書については、必要に応じ廃棄し、又は保存年限を変更することができる。
3 保存年限を経過した文書で、校長が特に保存することが必要と認めたものについては、改めて保存年限を定めることができる。
(文書の保管)
第11条 施行中又は処理が未完の文書は、所定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
2 施行又は処理を完了した文書は、文書分類、保存年限、事務処理の経過、認印等の完否を確認したうえ、文書分類に従い文書保管用ファイルに綴り文書保管庫に収納するものとする。
(文書の保存)
第12条 文書保管ファイルに綴られている文書は、会計年度終了時に保存年限及び編冊年度ごとに整理し、保存しなければならない。
(文書の廃棄)
第13条 文書主任は、保存年限を経過した文書、又は保存期間中のものであっても保存の必要がないと認める文書については、校長の決裁を経てこれを廃棄しなければならない。
2 廃棄文書中、秘密に属するもの、又は他に使用される恐れのあるものは、裁断、焼却等の処理をしなければならない。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、教育委員会が別に定める。
附 則
この訓令は、平成18年4月1日から適用する。
附 則(平成20年2月22日教委訓令第1号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則(平成21年2月25日教委訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成23年1月28日教委訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成26年12月19日教委訓令第2号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月26日教委訓令第4号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
文書記号
学校名 | 記号 | |
小学校 | 江見小学校 | 鴨江小 |
鴨川小学校 | 鴨鴨小 | |
東条小学校 | 鴨東小 | |
西条小学校 | 鴨西小 | |
田原小学校 | 鴨田小 | |
長狭小学校 | 鴨長小 | |
天津小湊小学校 | 鴨天小小 | |
中学校 | 鴨川中学校 | 鴨鴨中 |
長狭中学校 | 鴨長中 | |
安房東中学校 | 鴨安中 | |
